Gagnez 10h/semaine en automatisant vos process sales & marketing

Si vous êtes directeur/responsable commercial ou marketing, vous faîtes (très) probablement ce constat : vos équipes passent trop de temps sur des tâches administratives et répétitives qui ne contribuent pas directement à votre chiffre d’affaires. Vos commerciaux passent par exemple jusqu’à 66% de leur temps en tâches administratives : entre la mise à jour du CRM, les relances manuelles, la préparation des reportings ou encore la coordination entre équipes sales-marketing ou autres. Ce sont ainsi jusqu’à 10 heures par semaine qui s’envolent. Résultat : moins de temps pour vendre, une perte de motivation et, au final, une efficacité commerciale en baisse.

L’automatisation commerciale et l’automatisation marketing représentent cependant des solutions concrètes pour délivrer vos équipes de ces tâches chronophages. Pourtant, je rencontre souvent des dirigeants qui hésitent encore : est-ce adapté à une PME ? Combien ça coûte ? Quelle est la différence entre un simple envoi automatique d’email et une véritable stratégie d’automatisation ?

C’est à ces questions précises que cet article répond.

1. Dans la première partie, nous poserons le constat : pourquoi vos équipes perdent-elles autant de temps et quelles sont les limites des méthodes actuelles ?
   
   
2. Dans la deuxième partie, nous détaillerons les leviers concrets de l’automatisation pour gagner du temps chaque semaine, avec des exemples pratiques applicables aux PME.
   
   
3. Enfin, dans la troisième et dernière partie, nous vous guiderons sur la façon de réussir un projet d’automatisation commerciale : choix du partenaire, coûts, délais et ROI attendus.
   
   

Dans cet article, je souhaite vous donner les clés pour que vous disposiez des clés permettant de comprendre comment l’automatisation peut transformer le quotidien de vos équipes commerciales et marketing, améliorer leur productivité et générer une croissance pérenne pour votre entreprise.

Le temps, une ressource rare : pourquoi vos équipes commerciales s’essoufflent sans automatisation

Des tâches chronophages qui grignotent la performance

Vos équipes passent encore trop de temps sur des tâches administratives ou répétitives qui ralentissent vos efforts commerciaux et marketing. Que cela soit des relances manuelles, la mise à jour (fastidieuse) d’un CRM peu optimisé, le suivi des prospects dans des tableurs ou génération de reportings hebdomadaires, ces tâches s’accumulent dans la to-do list de vos équipes… Ces activités restent indispensables, mais elles n’apportent pas directement de chiffre d’affaires.

En moyenne, un commercial en PME consacre ainsi 30 à 40 % de son temps à ces tâches chronophages, ce qui réduit mécaniquement le temps disponible pour  réellement vendre. Résultat, pour votre entreprise ce sont :

• des opportunités commerciales perdues
  
  
• des prospects mal suivis ou complètement manqués
  
  
• une baisse de motivation des équipes (et la perte de la paix sociale)
  
  

👉 La question clé à vous poser est alors : comment gagner du temps en prospection et dans la gestion des leads sans sacrifier la qualité de la relation client ?
Nous verrons plus tard dans cet article que cela est possible et pas si compliqué à initier. 

Les limites des méthodes traditionnelles

Pendant longtemps, les PME se sont appuyées sur des outils dits "artisanaux" : un gros fichier Excel, des rappels Outlook; des outils d’email avec peu de fonctionnalités ou encore des CRM basiques. Ces solutions permettent un suivi minimal, mais elles ont deux faiblesses majeures :

• elles reposent toujours sur l’intervention humaine (donc sujettes aux oublis et erreurs) : exports ou créations de tâches manuelles
  
  
• elles n’offrent pas une vision unifiée et dynamique du pipeline commercial : une réconciliation d’informations issues de plusieurs sources est nécessaire
  
  

Un commercial qui doit relancer ses prospects "à la main" ou générer ses propres rapports d’activité perd une grande partie de son efficacité. Sans automatisation commerciale, l’efficacité d’une équipe de vente est limitée par la simple "bande passante humaine c'est-à-dire, votre temps homme disponible.

Automatisation commerciale & marketing : les leviers concrets pour gagner 10h/semaine

Automatiser pour simplifier et fiabiliser le quotidien

Si vos équipes arrêtent de faire ces tâches, cela impactera votre fonctionnement et handicapera votre efficacité. Mais les décharger de ces tâches ne veut pas forcément dire ne pas les effectuer. Vous avez alors le choix : outsourcer à une entreprise (souvent coûteux et n’offrant pas la garantie d’être aussi efficace car externe à votre organisation) ou automatiser ce qui peut l’être. L’automatisation des tâches commerciales permet de déléguer à des outils “intelligents” toutes les actions répétitives et chronophages. Parmi les gains rapides, on retrouve :

• Automatisation du suivi des prospects : scoring et tâches automatiques selon le comportement (clic dans un email, téléchargement de contenu, visite du site sur la page “prix”...), attribution automatique au bon commercial selon règles prédéfinies.
  
  
• Automatiser les relances clients : envoi d’emails personnalisés, rappels automatiques planifiés, workflows qui s’adaptent en fonction des réponses. Plus d’oubli, meilleure rapidité et plus de temps gagné sur les rappels.
  
  
• Prise de rendez-vous automatisée : synchronisation des agendas avec un lien de réservation partagé, évitant les allers-retours inutiles.
  
  
• Workflows de prospection : séquences automatisées pour nourrir les leads jusqu’à ce qu’ils soient "mûrs" pour l’équipe commerciale. Appelées cold mailing (prospects) ou séquences d’engagement, elles remplacent les envois manuels de prospection.
  
  
• Workflows de nurturing / réengagement : des automatisations d’emails et de contenus permettant de “chauffer” vos prospects / vos anciens clients pour faciliter la conversion (appel commercial, offre promotionnelle …). Ils remplacent les campagnes manuelles et leurs relances.
  
  

👉 Concrètement, ces processus automatisés permettent de réduire le temps administratif et les actions manuelles des commerciaux et des équipes marketing et d’augmenter la part du temps consacrée à la vente et à la négociation.

Du reporting à la stratégie : libérer du temps à forte valeur ajoutée

Au-delà des actions de contact & relances, l’automatisation marketing et commerciale apporte un second bénéfice majeur : la fiabilité et la rapidité du reporting. Plus besoin de consolider vos données issus de l’ERP, d’Outlook, de votre outil d’emailing et de votre outil de comptabilité. Vous obtenez à la place :

• Rapports et dashboards en temps réel : plus besoin de passer 2h chaque semaine à préparer un fichier Excel. Les données s’actualisent automatiquement dans le CRM.
  
  
• Suivi des KPIs de prospection, d’emailing et de conversion : pipeline commercial, taux de relance, valeur des opportunités.
  
  
• Optimiser le suivi des prospects grâce à une vision centralisée.
  
  

Je ne peux pas vous cacher le nombre incroyable de fois où j’ai accompagné des équipes commerciales et marketing qui perdaient du temps à rassembler les informations nécessaires à une réunion, et perdaient ainsi une matinée par semaine à cet effet.

Mais ce qu’il faut garder à l’esprit c’est que l’automatisation ne se limite pas à "quelques emails automatiques", ou des traitement de données automatiques. C’est une véritable stratégie, qui transforme la façon dont vos équipes travaillent : elles se concentrent sur les interactions à forte valeur (argumentation, closing, fidélisation), pendant que les machines gèrent la mécanique répétitive.

👉 D’après les études, une PME qui adopte l’automatisation peut gagner jusqu’à 2 jours par semaine et par commercial.

Chez Digital Passengers, nous accompagnons les PME dans l’identification de ces "quick wins" pour mettre en place des automatisations efficaces et rentables. Le but n’est pas d’automatiser l’ensemble de votre organisation ad hoc, mais plutôt d'implémenter les automatisations qui vont vous apporter le plus de valeur ajoutée rapidement (et ce n’est pas celles auxquelles on pense initialement). Si vous souhaitez échanger sur vos problématique, contactez-nous. 

Passer à l’action : comment réussir son projet d’automatisation commerciale en PME

Choisir le bon partenaire et le bon périmètre

Malheureusement, beaucoup de dirigeants pensent encore que l’automatisation des processus commerciaux est réservée aux grands groupes. C’est pourtant faux. Les outils actuels (CRM modernes, outils d’automatisations comme Zappier, Make, n8n, solutions cloud) sont parfaitement adaptés aux PME et ne nécessitent pas forcément de recourir à des équipes de développeurs.  

Les avantages :

• intégration simple avec vos outils existants (CRM, ERP, emails),
  
  
• déploiement progressif, sans révolutionner toute votre organisation,
  
  
• ROI rapide grâce à des workflows ciblés sur les tâches les plus chronophages.
  
  

Reste la question du partenaire. Faut-il travailler avec un freelance, un éditeur de logiciel ou une agence spécialisée ? Pour une PME, l’accompagnement par une agence d’automatisation commerciale ou marketing apporte plusieurs garanties :

• compréhension des enjeux business et non seulement techniques
  
  
• intégration sur mesure avec vos outils existants
  
  
• accompagnement humain pour faire accepter le changement aux équipes
  
  
• Expertise dans différentes secteurs et équipe multi-compétence (dans le cadre d’un accompagnement plus global, en évitant de multiplier les interlocuteurs).
  
  

ROI, coûts et mise en œuvre : répondre aux questions clés des dirigeants

Lorsqu’un dirigeant envisage de se lancer dans un projet d’automatisation, je réponds souvent à ces questions :

• Combien ça coûte ? Un projet peut démarrer avec quelques milliers d’euros pour un périmètre restreint (ex. relances automatisées, séquences prospection à froid, automatisations des campagnes marketing ), et s’élargir progressivement. La clé est la transparence sur le coût total de possession. De mon côté, nous réalisons des ateliers d’expressions de besoin pour pouvoir cadrer au mieux la mission.
  
  
• Combien de temps avant d’obtenir des résultats ? C’est très dépendant du secteur et d’où est l’entreprise mais je dirais que les premiers gains sont souvent visibles en quelques semaines.
  
  
• Est-ce que cela remplace mes collaborateurs ? non, au contraire et ce n’est généralement pas l’objectif. L’automatisation ne fait pas "disparaître" des postes, elle permet de redonner du temps aux équipes pour des tâches plus stratégiques. Le but est plutôt d’accélérer et de donner aux équipes, les moyens d’atteindre leurs objectifs plus rapidement (et pouvoir les réévaluer à la hausse !).
  
  

Pour réussir un projet d’automatisation, nous suivons une méthodologie claire, testée et éprouvée. Un lancement réussi s’appuie sur 3 étapes simples :

1. Audit des processus existants : objectif = comprendre la situation, les besoins, les contraintes, les objectifs, les utilisateurs et les outils. Cette phase est essentielle afin de pouvoir formaliser un plan d’actions pertinent.
   
   
2. Mise en place pilote : sur une action (relance, reporting, gestion des leads), on appelle cela les “quick-wins” qui sont intégrés dans un POC (proof of concept). Ici on veut prouver rapidement que cela marche et mesurer les premiers gains significatifs.
   
   
3. Déploiement progressif : accompagné d’une formation des équipes. L’objectif reste de vous donner les moyens d’évoluer par la suite en autonomie sur ce qui est acquis (et pour nous de disparaître ou de nous attaquer à des chantiers plus conséquents).

👉 Résultat : un projet d’automatisation commerciale et marketing pour PME qui génère rapidement du ROI et sécurise la croissance.

J’en profite pour vous glisser que si vous souhaitez évaluer la faisabilité d’un projet d’automatisation pour votre entreprise, l’équipe de Digital Passengers vous propose un échange gratuit pour identifier les gains de productivité immédiats.

L’automatisation commerciale et l’automatisation marketing ne sont plus des buzzwords ou des pratiques réservés aux grandes entreprises disposant d’équipes de développeurs aggueris. Pour une PME, cette pratique représentent aujourd’hui une opportunité concrète : gagner jusqu’à 10h/semaine/collaborateur, améliorer la productivité de la force de vente, et surtout redonner à vos commerciaux et votre équipe marketing du temps pour ce qui compte vraiment : générer des prospects, les convertir et fidéliser vos clients dans la durée. 

Ce que j’ai pu observer (en interne à l’agence ou lors d’échange avec d’autres spécialistes de l’automatisation) c’est que les dirigeants qui choisissent de franchir le pas avec un partenaire expert obtiennent rapidement des résultats visibles et significatifs. Leurs équipes passent moins de temps dans la gestion client (intégrer les données et faire les suivis nécessaires), améliorent la fluidité des actions de ventes et marketing, et aboutissent sur une croissance accélérée du CA.

Chez Digital Passengers, nous aidons les PME à mettre en place des solutions clés en main d’automatisation commerciale et marketing, adaptées à leur taille et à leurs besoins. Contactez-nous pour en discuter.