Toujours plus d’outils digitaux : échec assuré ?

Slack avec l’équipe technique, Google pour les emails, Zoom avec certains clients et Teams avec d’autres, HubSpot pour le marketing mais Sellsy pour la facturation …

Cela avait commencé depuis plusieurs années mais le télétravail qui s’est imposé depuis mars 2020 a exacerbé le constat : les employés sont désormais submergés d’outils numériques.

Pourtant, sur le papier, tout semblait parfait : implémenter de nouveaux logiciels permettait la continuité de l’activité et décloisonnait l’entreprise dans un contexte extraordinaire. 

Les salariés submergés d’outils numériques

La conséquence de cette nouveauté : il faut désormais jongler entre tous les outils pour avoir l’information… A tel point que l’instantanéité n’est qu’un leurre. D’après une étude de OpenText, plus d’un tiers des Français interrogés estime qu’il leur faut plus d’une minute pour trouver l’information qu’ils cherchent. 

Sans compter la multiplication des notifications… dont nous avons déjà parlé des inconvénients sur notre blog. 1 français sur 4 déclare même être stressé par une « surchage d’information » numérique.

Les petites entreprises utilisent plus d’outils que les grandes

D’après une étude de Blissfully, les entreprises de moins de 100 employés utilisent 18 outils digitaux quotidiennement. C’est 4 de plus que les entreprises qui comprennent entre 101 et 1000 employés. Les entreprises de + de 1000 employés, quant à elles, ont une moyenne de 9 outils digitaux utilisés par employé. 

Et la multiplication des outils digitaux ne concerne pas seulement les départements Sales et Marketing. De la finance au service client, tous les départements découvrent de nouveaux logiciels tous les ans. 

L’enjeu d’une transition digitale structurée et accompagnée

Comme dans tous les domaines, se lancer dans un changement sans préparation peut causer quelques dégâts. En entreprise, la conduite du changement doit être opérée méticuleusement au risque de perdre du temps, de l’argent et de l’énergie. 

Pour vous aider, rien de mieux qu’un accompagnement par une agence de conseil, spécialisée dans l’implémentation d’outils digitaux. 

Les conséquences d’une tech stack mal maîtrisée

Une augmentation de la tech stack trop soudaine dans les entreprises peut avoir plusieurs conséquences :

• Des outils peuvent faire double emploi avec un autre (exemple : utiliser le logiciel marketing HubSpot et avoir un compte Sendinblue alors que le premier propose un outil emailing intégré). Certains deviennent des logiciels fantômes, ces logiciels qui ont été testés mais ne sont plus utilisés, qu’ils soient payants ou gratuits.
  
  
• Les coûts sont multipliés du fait des différents abonnements
  
  
• La dette technique augmente si des plugins et des intégrations sont ajoutés tour à tour à l’environnement
  technique existant. Un casse-tête pour tous les CTO et les DSI.
  
  
• Les risques sur la sécurité informatique se multiplient à chaque nouvel outil installé.

Comment maximiser l’efficacité d’un changement d’outils digitaux ?

Faire appel à un consultant externe peut optimiser vos chances d’embarquer toute l’entreprise dans une migration digitale. En effet, plus qu’un vendeur de logiciels, vous avez besoin d’un regard neutre sur la situation. 

Le consultant (expert en transition digitale), devrait vous proposer une mission suivant les points suivants :

• Faire un état exhaustif sur tous les outils disponibles dans l’entreprise par département et identifier ceux qui sont utilisés quotidiennement de ceux qui sont laissés à l’abandon.

• Après cet audit, établir une vue d’ensemble niveau architecture technique (avec le CTO), structure organisationnelle (avec le CEO), et avec les directeurs des services concernés (CMO, CFO..)

• Penser process et besoins avant de penser outils. Comprendre quelles sont les problématiques que vous souhaitez résoudre, et seulement après, étudier les différentes options qui s’offrent à vous.

• Prendre le temps de former toutes les personnes qui utiliseront l’outil
• Phase 1 : Formation des équipes 

• Phase 2 : utilisation récurrente et appropriation par les employés

• Phase 3 : suivi d’usage / SAV pour résoudre les problèmes spécifiques à l’entreprise.