5 astuces pour tirer parti du CRM Hubspot

Toutes les TPE, PME et ETI devraient avoir un outil CRM tels qu'Hubspot. Les avantages d'un CRM sont très nombreux mais en termes de prospection clients et avant-vente, le CRM d'Hubspot est certainement un des outils digitaux les plus performants et efficaces.

L'avantage d'Hubspot est que le CRM est gratuit ! De très nombreuses fonctionnalités utiles au quotidien pour les directeurs commerciaux et les responsables marketing sont accessibles sans avoir à payer. Bien évidemment, pour des fonctions avancées, vous aurez à payer des frais mensuels. 

Installer un CRM n'est évidemment que la première étape. Il s'agit surtout de l'utiliser au quotidien et de tirer parti de ses capacités. Retrouvez quelques astuces pratiques et immédiatement applicables. 

Astuce 1 : Identifiez les visiteurs de votre site web grâce au code de suivi Hubspot

Le CRM Hubspot vous permet d'installer un code de suivi sur votre site. Très simple à installer ce trackeur permet de savoir le nom des entreprises qui passent sur votre site web. De plus, si vous avez enregistré des contacts dans votre base de données CRM, vous pourrez suivre l'activité des personnes sur votre site. Vous verrez ainsi les contacts qui visitent des pages spécifiques. Pour cela allez dans l'onglet "Rapport" puis dans l'onglet "Outil Analytics". Vous trouverez un bouton intitulé "Prospect". C'est la liste de toutes les entreprises visitant votre site ! Attention ce système est basé sur les adresse IP des visiteurs et certaines petites entreprises ne sont pas identifiables car elles utilisent des adresses IP génériques ou de fournisseurs d'accès standard.  

Cas d'utilisations commerciales : 

• Retrouvez le nom des entreprises qui sont passées sur votre site pour saisir l'occasion de prendre contact avec elles. Elles ont peut-être besoin de vos services
• Identifiez les entreprises les plus pertinentes par rapports à votre Buyer profile (ou entreprise cible). Vous avez accès à des informations comme le nom, la localisation ou le chiffres d'affaires et le secteur d'activité. Vos commerciaux gagneront un temps précieux en visitant cette page d'Hubspot et trouveront certainement des prospects à appeler. 
•  Obtenez des informations sur vos contacts existants : sont-ils allés voir vos pages produits ? Si oui lesquels ? Sont-ils allés sur la page prix ? Sont-ils revenus plusieurs fois ? Ces informations sont très précieuses pour le commercial qui gère la relation client. Elles peuvent lui donner des indications sur l'intérêt du lead pour tel ou tel produit. 

Astuce 2 : Exploitez le contenu des propriétés de contacts du CRM Hubspot 

Hubspot comme tout bon CRM contient des données paramétrables sur vos contacts. Il faut donc veiller à ce que ces données soient exactes et surtout bien à jour. Un des avantages du CRM Hubspot est que ces mises à jours sont partiellement automatiques. L'outil maintient en permanence une base de données appelée Hubspot Insights qui recense les informations sur les entreprises. Ainsi les champs liés aux données de l'entreprise de vos leads sont automatiquement remplis (ils sont aussi modifiables manuellement). De plus, avec le code de tracking, vous avez automatiquement les informations sur les dernières visites du lead sur votre site.  

Cas d'utilisation commerciale : 

• Créer des listes dynamiques avec les leads correspondants aux critères que vous souhaitez : Par exemple, faites une liste des leads dont les entreprises font plus de 10 Millions d'Euros de Chiffre d'Affaires et qui sont dans votre région.
• Regroupez vos leads qui n'ont pas converti en ventes sur la dernière année pour leur diffuser une lettre d'information spécifique (newsletter)
• Donnez un score à vos leads en fonction des actions que vous souhaitez qu'ils fassent : Une fois ce leads scoring mis en place, vous pouvez créer une liste de leads à contacter par les équipes commerciales.

Astuce 3 : Vérifiez si vos prospects ont bien reçu votre proposition commerciale

Comme tout bon commercial, vous envoyez régulièrement des propositions commerciales, n'est pas pas ? Mais êtes-vous sûr que le lead l'a reçue ? Si c'est le cas, comment vérifier que le lead l'a lue ? Au delà de ça, vous aurez peut-être envie de savoir si il l'a lue en détail ou simplement survolé... C'est possible avec Hubspot. 

L'outil dispose d'un système d'envoi d'email suivi intégré ou d'une intégration avec votre propre boite mail (Outlook ou Gmail). 

Cas d'utilisation commerciale : 

• Vérifier si le prospect a ouvert votre email : Dans les détails du contact sur le CRM Hubspot, une "timeline" ou fiche de suivi permet de voir si le lead à reçu, ouvert et même cliqué sur un lien dans le message que vous lui avez envoyé. Plus d'excuse pour le lead ! Les mails ne se perdent pas et vous savez si le lead l'a ouvert ou pas. S'il ne l'a pas ouvert, c'est une occasion de contact. Si il l'a ouvert, c'est aussi une occasion de contact ! 
• Utiliser l'outil document : Cet outil permet de placer un code de suivi sur vos propositions commerciales sous format PDF. Vérifiez jusqu'à quelle partie du document le prospects est allé et sur quelles parties il s'est le plus attardé. C'est une avantage non négligeable de connaître ces infos avant d'entrer en contact avec le prospects.

Astuce 4 : Alimentez votre prospects tièdes avec du contenu s'ils ne sont pas encore prêts à acheter

Tous les leads ne sont pas chauds et prêts à acheter vos services ou produits à très court terme. Mais pour autant, il ne faut pas les négliger. Votre équipe marketing doit les "prendre en charge". Cela signifie que vous devez créer des listes dans l'outils Hubspot de prospects froids et tièdes et les alimenter en contenus pertinents afin de garder le contacts avec eux.

Cas d'utilisation commerciales : 

• Créez des listes de prospects froids ou tièdes et leur envoyer des contenus informatifs (non promotionnels). Ceux qui auront ouvert ou cliqué sur vos contenus démontrent la confiance qu'ils ont dans votre marque, leur intérêt pour le contenu que vous leur envoyez, et pourront peut-être passer à prospect chaud au moment où ils seront prêts à acheter. 
• Automatisez l'abandon des certains leads : Les commerciaux ont souvent tendance à vouloir absolument tenter de convaincre un prospect qui ne sera pas intéressé. Pourquoi perdre du temps avec une personne qui n'est manifestement pas intéressée ? Faites des listes de personnes qui n'ont réagi à aucune de vos communications pour éviter de les importuner plus longtemps, mais aussi de vous épuiser à les relancer.  

Astuce 5 : Alertez votre équipe commerciale si un prospect chaud passe plusieurs fois sur votre site. 

Les "signaux faibles" que l'outil Hubspots permet d'identifier et collecter sont d'une très grande utilité pour les équipes commerciales. Mais il faut aussi que les commerciaux soient prêts à agir rapidement dans le cas où un lead devient un client potentiel. Dans le cadre de l'Inbound Marketing ont distingue deux états d'un lead.

1. Le MQL (Marketing Qualified Lead) qui signifie que le prospect correspond à la fois aux critères de ciblage de votre entreprise et est potentiellement intéressé par vos solutions. 
2. Le SQL  (Sale Qualified Lead) qui signifie que non seulement le prospect correspond à vos critères et surtout qui est en phase de décision prêt à passer à l'achat. 

Les commerciaux doivent intervenir rapidement lorsqu'un prospect passe d'une phase à une autre...   Il faut donc mettre en place des notifications dans Hubspot CRM pour alerter les commerciaux (individuellement ou collectivement).

Cas d'utilisation commerciale : 

• Un lead a visité plusieurs fois dans la même semaine la page "Prix" de votre entreprise : Une notification doit être immédiatement envoyée au commercial pour qu'il appelle le prospect (idéalement dans les 5 min alors que ce dernier est encore sur votre site)
• Un lead auquel vous avez envoyé une proposition commerciale ré-ouvre votre email ou votre présentation commerciale ( il doit l'avoir ouvert au moins 2 fois). Le commercial doit alors recevoir une notification et appeler le prospect dans les 5 min) 

Les cas d'utilisations commerciales sont très nombreux. Il est donc essentiel de bien maîtriser les différentes parties de l'outils CRM Hubspot afin de vraiment exploiter l'outil à sa juste valeur. Bien que l'installation d'Hubspot soit très simple, il peut être fort utile de se faire accompagner avec des experts du CRM Hubspot. Ces derniers vous feront gagner du temps et potentiellement des contrats ! 

Si vous souhaitez en savoir plus, n'hésitez pas à demander une démonstration en ligne, à l'agence de Bordeaux, ou dans vos locaux.

Intéressé(e) ? Découvrez les résultats de Josepho et Aquitaine Science Transfert depuis la mise en place du CRM HubSpot.