Bien choisir son agence pour créer son site web

Vous devez créer un site vitrine ou un site e-commerce, mais vous ne savez pas comment choisir la bonne agence. C'est normal, les critères de choix sont nombreux, comme par exemple la taille de l'agence, ses prix, ses références, sa notoriété, le feeling, ...

Nous allons tenter de vous aider à faire ce choix avec des éléments factuels mais avant tout et afin d'éviter toute confusion il est utile de rappeler que l'agence Digital Passengers ne développe pas de site internet, nous accompagnons nos clients pour que leur site web soit le plus performant possible, tant sur le positionnement SEO, que dans la conversion des visiteurs en leads. De ce fait, il nous arrive régulièrement d'accompagner nos clients dans le choix des agences ou même de réaliser pour eux le cahier des charges.

1. Réaliser un cahier des charges détaillé.

Nous en avons déjà parlé précédemment dans l'article sur la rédaction du cahier des charges pour un site web performant, mais il est préférable de rappeler ici que ce document est utile à plusieurs niveaux : 

• Éviter des oublis ou des informations importantes
• Briefer toutes les agences consultées sur la base d'un document commun
• Border le projet tant sur les attendus fonctionnels, design, mais aussi sur le délai, et autres exigences

Pour ces raisons il est donc utile de rédiger ce document pour TOUTES les agences, cela permettra d'éviter le brief oral qui avantagera certaines agences plus que d'autres et sera source d'oublis. Rien ne vous empêchera suite à la diffusion du CDC (Cahier des Charges) d'échanger à l'oral avec les agences, mais en théorie, elles auront toutes la même base d'information sur vos attentes.

Il ne vous reste qu'à sélectionner les agences web à qui vous allez transmettre votre cahier des charges.

2. Faites une sélection d'agences web

Inutile de diffuser votre CDC à la Terre entière, vous risquerez de crouler sous les dossiers de candidatures et d'avoir du mal à tous les analyser correctement. L'idéal est de sélectionner entre 3 et 5 agences qui vous semblent pouvoir répondre à votre besoin, mais lesquelles ?

Pour sélectionner les 3 à 5 agences digitales qui pourront répondre à votre consultation, vous aurez le choix de mettre dans la liste : 

• Les agences que votre entourage (professionnel) vous a recommandées
• Les agences que vous aurez trouvées vous-même en recherchant sur internet
• Publier votre offre sur des sites d'annonces et de consultations
• Les agences spécialisées dans votre secteur d'activité ou sur la technologie que vous souhaitez

N'hésitez pas à contacter les agences au téléphone pour leur expliquer brièvement votre projet et leur demander s'ils sont intéressés de recevoir votre cahier des charges, cela vous permettra de vous faire une première impression.

Envoyez-leur le cahier des charges en version PDF pour éviter les désagréments, et demandez également un accusé de réception pour éviter d'éliminer une agence qui n'aurait pas reçu votre email.

3. Rédiger une grille de notation

Pour choisir objectivement les agences qui pourront travailler sur votre création ou refonte de site web, il sera utile de les choisir avec impartialité. Pour cela il est vivement recommandé de créer une grille de notation AVANT de recevoir les offres des agences. Ceci afin d'éviter de biaiser votre décision.

Les critères sur lesquels vous allez noter les agences sont de 2 types : les incontournables (prix, recommandations, références, ...) et les autres qui sont plutôt ceux que vous jugez indispensables pour vous, comme par exemple : la technologie utilisée, les process et logiciels utilisés pour la recette, ...

Voici un exemple de grille de notation réalisé par nos soins :

Vous pouvez mettre tous les critères de votre choix, peut importe le nombre total de points, l'important est de pouvoir départager les agence candidates facilement.

4. Oral ou pas oral ?

Vous pouvez une fois que vous aurez reçu les offres des agences web et fait le choix d'une shortlist (sorte de liste des finalistes) choisir de leur faire passer un oral de présentation. L'idée ici est de ne pas forcément vous présenter la même chose que dans le dossier écrit, mais plutôt un dossier plus court et d'utiliser cette rencontre pour que les 2 parties puissent échanger sur des questions / réponses relatives à la refonte ou à la création du site internet. 

Fixer à l'avance des informations utiles sur cet oral pour que les agences sélectionnées puissent s'y préparer : 

• Dates prévisionnelle des oraux
• Liste des attendus à l'oral 
• Délai de présentation et délai de questions réponses
• ...

Cet oral n'est pas une étape indispensable, elle a l'avantage d'échanger directement avec le prestataire mais peut s'avérer un peu longue le temps de trouver les disponibilités de tout le monde.

5. Choisir l'agence finaliste

Quand vous aurez analysé la grille d'évaluation et que l'agence gagnante sera choisie (après la phase d'oral), un petit conseil, n'annoncez pas au perdant immédiatement votre choix. Prenez le temps de rencontrer l'agence gagnante pour conforter votre choix avant de vous "griller" avec les agences perdantes.

Pour les agences qui n'auront pas la chance de vous accompagner sur ce projet, le plus beau cadeau de consolation que vous puissiez leur faire c'est de leur expliquer votre choix. Toutes les sociétés souhaitent savoir les points sur lesquels elles peuvent s'améliorer, ceux sur lesquels elles sont performantes. Un débriefing téléphonique sera donc le bienvenu pour les agences sortantes.

Pour le gagnant, ne perdez pas de temps, proposez-lui un rendez-vous de lancement de projet (appelé aussi kick off meeting) pour démarrer le site web au plus vite.