Les tableaux de bord ou rapports d'activité sont souvent négligés dans les PME et ETI. Certains chefs d’entreprises ou managers se contentent en effet d'assurer un suivi informel de l'activité de l'équipe commerciale sans bâtir de réels rapports de suivi des performances ce qui pose d'ailleurs de nombreux soucis, y compris pour les commerciaux eux-mêmes. Pourtant, c’est en analysant régulièrement ses performances, qu’une équipe va pouvoir piloter ses actions et les optimiser pour mieux atteindre ses objectifs. Découvrons pourquoi ce reporting est un outil essentiel pour votre équipe commerciale.
1. tableaux de bords d'analyse des performances
Une entreprise a tout intérêt à porter un regard régulier sur ses performances pour savoir où elle se situe par rapport à ses objectifs. Pour cela, elle doit définir des indicateurs de performance (ou KPIs), et analyser ces derniers de façon régulière, a minima mensuelle. Pour votre équipe commerciale, ces indicateurs peuvent être purement quantitatifs comme le volume de prise de rendez-vous, d' appels, devis envoyés et signés, CA... mais aussi plus qualitatifs comme les typologies de produits vendus en fonction des niveaux de marges...
Le tout est de définir des indicateurs clairs et mesurables sans ambiguité et bien sûr que tout le monde soit au clair avec ses objectifs pour que les discussions soient constructives et efficaces.
Les suivis d'activité vous permettent d'ailleurs d'assurer une évaluation tant au niveau individuel que plus collectif et c'est même sur ce deuxième aspect qu'ils sont presque les plus intéressants car ils peuvent remettre en question vos process, votre organisation et votre stratégie.
2. Le reporting pour optimiser son process
En effet, les reporting de vos équipes permettent aussi d'évaluer l'efficacité de votre organisation dans son ensemble et votre approche marché en raisonnant de manière plus macro.
En analysant par exemple vos taux de conversion par équipe, par secteur d'acteur ou ligne de produits, mais aussi vos délais de vente... vous pourrez observer des fractures dans vos process commerciaux et des fuites de performances.
Vous pourrez ainsi peut-être vous rendre compte que sur tel ou tel marché, vos chances de succès sont nettement inférieures aux autres marchés ou encore que à partir d'un certain montant de devis votre taux de réussite s'effondre et vous interroger sur les raisons : vos produits sont-ils réellement adaptés à ces marchés ? Votre démarche commerciale ne doit-elle pas être adaptée aux montants des devis en systématisant par exemple un rendez-vous physique à partir d'un seuil pour vous donner de meilleures chances... ?
Evidemment, les chiffres remontés dans les tableaux de bord ne vous donneront pas nécessairement comment résoudre les problèmes que vous aurez identifiés mais ils doivent vous servir d'alerte pour tester des actions correctives en dialoguant avec vos équipes pour comprendre là où les process sont rouillés.
3. Tableaux de bord et prospective
En travaillant précisément des tableaux de bord de suivi de vos performances commerciales, vous pourrez par ailleurs établir des prévisions plus fiables sur votre activité à venir. En fonction de vos objectifs globaux et en tenant compte de vos performances vous pourrez facilement remonter la chaine pour définir des objectifs commerciaux intermédiaires. Si ceux-ci semblent alors trop ambitieux vous devrez soit trouver des leviers permettant de compenser ou affecter des ressources complémentaires.
4. Les outils de prospecting
Pour suivre les performances de vos équipes, vous pouvez bâtir vos propres tableaux de reporting en utilisant un bon vieux fichier excel, un google sheet partagé ou encore utiliser vos solutions métier comme votre CRM par exemple. Nombreuses sont les plateformes qui proposent nativement des tableaux de bord pré-définis ou ajustables à souhait.
Vous pourrez alors accéder en temps réel à toutes les performances individuelles et collectives de vos équipes et ajuster votre stratégie commerciale en fonction.
