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title: Comment automatiser les rapports de visites clients dans votre CRM ?
description: Le reporting est une tâche qui demande beaucoup de temps aux équipes commerciales et qui peut être quasi automatisée. Digital Passengers a mis en place des process de rapports précis et automatiques dans le CRM de ses clients afin de leur faire gagner du temps et de maximiser le temps passé à faire de la vente.
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[Accueil \> Comment automatiser les rapports de visites clients dans votre CRM ?](https://blog.digital-passengers.com/actualites/comment-automatiser-les-rapports-de-visites-clients-dans-votre-crm)

# Comment automatiser les rapports de visites clients dans votre CRM ?

Les clients de Digital Passengers ont 2 objectifs en nous demandant d’installer le CRM Hubspot dans leur service commercial : [simplifier la vie des commerciaux et gagner du temps](https://blog.digital-passengers.com/actualites/gagner-temps-equipe-commerciale).

Une grande partie du temps des équipes de vente n’est malheureusement pas de vendre, mais de se déplacer pour aller voir des prospects ou clients et ensuite faire un rapport à leur direction (pour garder une trace de la visite commerciale).

Il y a des moyens digitaux qui permettent désormais d'optimiser le temps des commerciaux afin de maximiser leur performance tout en conservant un très bon niveau de reporting. 

 

## Les problématiques des directeurs commerciaux

Les directeurs commerciaux qui gèrent des équipes de plus de 4 représentants font face à plusieurs défis :

- Evaluer efficacement le travail de leurs équipes
- Obtenir des rapports de visites clients rapidement
- Déterminer les besoins des clients potentiels (prospects)
- Enregistrer dans leur CRM les infos liées à un client et une entreprise.

Outre le problème de la qualité de l’information, le directeur commercial fait surtout la « chasse aux rapports » auprès de ses équipes. Epuisant et moyennement efficace…

 

## L’analyse Digital Passengers

Partant du principe que moins les commerciaux font de reporting, plus ils passent de temps à vendre, Digital Passengers a mis en place pour certains de ses clients un **process simple mais très efficace** pour entrer les rapports de visites clients.

Il fallait trouver un moyen de :

- Créer automatiquement les **nouveaux prospects** (et leurs entreprises) dans le CRM
- Collecter les bonnes informations auprès du client afin de déterminer si c’est un bon prospect ou pas
- Enregistrer simplement automatiquement ces informations dans le CRM de l’entreprise
- Créer automatiquement un **tableau de bord des volumes de visites et des transactions**
- Créer automatiquement une transaction (un contrat potentiel) dans le pipeline de vente du CRM.

[![Livre blanc comprendre stratégie vente inbound sales](https://blog.digital-passengers.com/hs-fs/hubfs/Livre%20blanc%20comprendre%20strat%C3%A9gie%20vente%20inbound%20sales.jpg?width=580&height=297&name=Livre%20blanc%20comprendre%20strat%C3%A9gie%20vente%20inbound%20sales.jpg)](https://blog.digital-passengers.com/livre-blanc-comprendre-strategie-inbound-sales)

## La solution reporting automatisée de Digital Passengers

Après réflexion, l’équipe Digital Passengers a proposé à ses clients d’utiliser une fonction du CRM Hubspot qui permet de **créer des formulaires sur-mesure**. En général les formulaires Hubspot sont créés pour acquérir de nouveaux leads depuis le site web. Mais nous avons tiré parti de cette fonction pour une **utilisation uniquement interne**.

En accédant à ce formulaire depuis leur PC ou leur smartphone, les commerciaux peuvent remplir les informations de bases à propos de leur client tout en conduisant une conversation avec ce dernier, cela revient à de la prise de note assistée. 

 

### Les 6 bénéfices immédiats de l'automatisation des rapports commerciaux:

✅ En créant un formulaire sur-mesure pour les commerciaux, nous avons pu **calibrer parfaitement le niveau d’informations pertinentes à collecter** auprès des prospects.

Cette information est ensuite entrée dans le questionnaire par le commercial directement lors de sa visite chez le client **depuis son téléphone portable**.

 

![Questionnaire visite smartphone](https://blog.digital-passengers.com/hs-fs/hubfs/Questionnaire%20visite%20smartphone.jpg?width=600&height=716&name=Questionnaire%20visite%20smartphone.jpg)

 

✅ En entrant les informations personnelles du prospect/client ainsi que le détail sur ces besoins dans le formulaire, **le commercial n’oublie aucun détail important** (cf les méthodes **[BANT et GPCT](https://blog.digital-passengers.com/actualites/strategie-commerciale-qualifier-prospects-methode-bant)**).

✅ Les informations soumises dans le formulaire (notamment nom, prénom, adresse email, etc.) permettent de **créer automatiquement une fiche prospect dans le CRM**

 

![Fiche contact client](https://blog.digital-passengers.com/hs-fs/hubfs/Fiche%20contact%20client.jpg?width=600&height=253&name=Fiche%20contact%20client.jpg)

 

✅ Les fiches prospects sont automatiquement associées à leur fiche entreprise. L’entreprise et ses détails sont donc enregistrés très simplement **sans intervention humaine**.

✅ Si le client exprime un besoin clair, urgent, et qu’il a le budget, **une transaction/opportunité peut aussi être créée automatiquement**.

✅ Les rapports de visites clients sont directement comptabilisées dans un **tableau de bord** qui permet au directeur commercial de voir quotidiennement les performances de ses équipes. Le reporting manuel est donc éliminé des tâches hebdomadaires.

 

![Tableau de bord opportunités commerciales créées](https://blog.digital-passengers.com/hs-fs/hubfs/Tableau%20de%20bord%20opportunit%C3%A9s%20commerciales%20cr%C3%A9%C3%A9es.jpg?width=600&height=208&name=Tableau%20de%20bord%20opportunit%C3%A9s%20commerciales%20cr%C3%A9%C3%A9es.jpg)

 

En résumé, l’utilisation du CRM Hubspot, associé à l’utilisation de la fonction formulaire pour les équipes de vente permet de faire gagner énormément de temps aux équipes commerciales et à leur directeur, et ainsi d’améliorer globalement la performance des vendeurs (ainsi que leur confort !)

Pour en savoir plus, n'hésitez pas à consulter notre livre blanc gratuit sur la technique de vente Inbound Sales !

 

<https://blog.digital-passengers.com/livre-blanc-comprendre-strategie-inbound-sales>[![Télécharger votre livre blanc "Comprendre la stratégie de vente Inbound Sales"](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/2744050/02c443cd-82a9-46bc-9b3a-bc0f6d49cfba.png)](https://hubspot-cta-redirect-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/redirect/2744050/02c443cd-82a9-46bc-9b3a-bc0f6d49cfba)

![Digital Passengers](https://blog.digital-passengers.com/hubfs/DigitalPassengers-Blog_May2021/images/visuel-decoration-coffee.jpg)

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