Les clients de Digital Passengers ont 2 objectifs en nous demandant d’installer le CRM Hubspot dans leur service commercial : simplifier la vie des commerciaux et gagner du temps.
Une grande partie du temps des équipes de vente n’est malheureusement pas de vendre, mais de se déplacer pour aller voir des prospects ou clients et ensuite faire un rapport à leur direction (pour garder une trace de la visite commerciale).
Il y a des moyens digitaux qui permettent désormais d'optimiser le temps des commerciaux afin de maximiser leur performance tout en conservant un très bon niveau de reporting.
Les problématiques des directeurs commerciaux
Les directeurs commerciaux qui gèrent des équipes de plus de 4 représentants font face à plusieurs défis :
- Evaluer efficacement le travail de leurs équipes
- Obtenir des rapports de visites clients rapidement
- Déterminer les besoins des clients potentiels (prospects)
- Enregistrer dans leur CRM les infos liées à un client et une entreprise.
Outre le problème de la qualité de l’information, le directeur commercial fait surtout la « chasse aux rapports » auprès de ses équipes. Epuisant et moyennement efficace…
L’analyse Digital Passengers
Partant du principe que moins les commerciaux font de reporting, plus ils passent de temps à vendre, Digital Passengers a mis en place pour certains de ses clients un process simple mais très efficace pour entrer les rapports de visites clients.
Il fallait trouver un moyen de :
- Créer automatiquement les nouveaux prospects (et leurs entreprises) dans le CRM
- Collecter les bonnes informations auprès du client afin de déterminer si c’est un bon prospect ou pas
- Enregistrer simplement automatiquement ces informations dans le CRM de l’entreprise
- Créer automatiquement un tableau de bord des volumes de visites et des transactions
- Créer automatiquement une transaction (un contrat potentiel) dans le pipeline de vente du CRM.
La solution reporting automatisée de Digital Passengers
Après réflexion, l’équipe Digital Passengers a proposé à ses clients d’utiliser une fonction du CRM Hubspot qui permet de créer des formulaires sur-mesure. En général les formulaires Hubspot sont créés pour acquérir de nouveaux leads depuis le site web. Mais nous avons tiré parti de cette fonction pour une utilisation uniquement interne.
En accédant à ce formulaire depuis leur PC ou leur smartphone, les commerciaux peuvent remplir les informations de bases à propos de leur client tout en conduisant une conversation avec ce dernier, cela revient à de la prise de note assistée.
Les 6 bénéfices immédiats de l'automatisation des rapports commerciaux:
✅ En créant un formulaire sur-mesure pour les commerciaux, nous avons pu calibrer parfaitement le niveau d’informations pertinentes à collecter auprès des prospects.
Cette information est ensuite entrée dans le questionnaire par le commercial directement lors de sa visite chez le client depuis son téléphone portable.
✅ En entrant les informations personnelles du prospect/client ainsi que le détail sur ces besoins dans le formulaire, le commercial n’oublie aucun détail important (cf les méthodes BANT et GPCT).
✅ Les informations soumises dans le formulaire (notamment nom, prénom, adresse email, etc.) permettent de créer automatiquement une fiche prospect dans le CRM
✅ Les fiches prospects sont automatiquement associées à leur fiche entreprise. L’entreprise et ses détails sont donc enregistrés très simplement sans intervention humaine.
✅ Si le client exprime un besoin clair, urgent, et qu’il a le budget, une transaction/opportunité peut aussi être créée automatiquement.
✅ Les rapports de visites clients sont directement comptabilisées dans un tableau de bord qui permet au directeur commercial de voir quotidiennement les performances de ses équipes. Le reporting manuel est donc éliminé des tâches hebdomadaires.
En résumé, l’utilisation du CRM Hubspot, associé à l’utilisation de la fonction formulaire pour les équipes de vente permet de faire gagner énormément de temps aux équipes commerciales et à leur directeur, et ainsi d’améliorer globalement la performance des vendeurs (ainsi que leur confort !)
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