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Le monde s'est mis en pause en mars 2020 lors de la crise sanitaire mondiale que nous avons tous connue. Quelques mois après, la France et une majorité des pays se sont remis a fonctionné dans "le monde d'après". Mais les événements professionnels, qui sont des moments très importants pour les commerciaux, ont connu un grand bouleversement : limite de participants, règles sanitaires strictes, impossibilité d'inviter des intervenants étrangers... Comment faire pour les rendre un peu plus digitaux ? 

Agrinovembre : un forum en présentiel DEPUIS TOUJOURS

Agrinovembre est un événement annuel organisé par la Technopole Agrinove consacré à l'innovation dans l'agriculture. Depuis 2015, chaque année en novembre, des experts et des professionnels se retrouvent une demi-journée à Nérac dans le Lot-et-Garonne pour échanger autour d'une thématique en lien avec l'innovation dans l'agriculture.

Cette année le sujet était on ne peut plus actuel : "Les circuits courts en disent long". Des conférences et une table ronde étaient planifiées pour parler de l'importance grandissante pour les consommateurs de passer en direct avec le producteur, ou avec le moins d'intermédiaires possibles.

Une digitalisation rapide mais faite avec succès 

Le 28 octobre 2020, le Président de la République a annoncé que la France connaîtrait un deuxième confinement dès le vendredi 30 octobre. 13 jours avant la date de la 6e édition d'Agrinovembre, la version initiale ne pouvait plus se tenir. 

remise_prix_agrinovembrePourtant le 10 novembre 2020, Agrinovembre a bien eu lieu et dans les meilleures conditions possibles ! Faisons un retour sur les étapes avant le Jour-J:

  • J-60 : une première discussion commence pour se préparer à digitaliser un peu plus l'événement cette année et passer à un stade supérieur en 2021.
  • J-45 : après plusieurs réunions, il est décidé de garder le format présentiel et de faire un live tweet avec un hashtag dédié #Agrinovembre2020. Un temps évoqué, le live streaming est mis de côté pour cette année.
  • J-13 : annonce d'un nouveau confinement national. Trois options sont désormais disponibles :
    • Une version hybride avec tous les intervenants sur place et une diffusion en différé quelques jours plus tard, sans live streaming,
    • Une version live streaming avec une partie des intervenants sur un plateau et les autres en visio conférence,
    • Une annulation complète.
  • J-10 : la décision est prise plus vite que 2021 :  il est inconcevable d'annuler cet événement qui a pris tant de temps à organiser. Agrinovembre sera 100% en digital dès cette année avec un live streaming. Tous les prestataires sont dans les starting blocks. 
  • J-8 : le prestataire technique vidéo est choisi : quatre personnes sur 9 seront sur le plateau (et pas en même temps) et tous les autres intervenants seront virtuellement présents grâce à une connexion Zoom. 
  • J-5 : la graphiste se dépêche pour modifier tous les visuels pour une version 100% digitale
  • J-1 : le Facebook Live est programmé et les intervenants sont tous contactés un par un pour vérifier leur heure de passage et les conditions techniques pour être sûrs que tout se déroule bien le lendemain. 
  • J-J : 3...2...1... Nous sommes en direct sur la page Facebook  et sur Agriweb.tv et tout se passe bien !
  • J+2 : Le replay est récupéré, place au montage pour profiter des échanges jusqu'à la prochaine édition !

Pourquoi a-t-on pu changer de stratégie aussi rapidement ? Tout vient d'une préparation agile. Le confinement du printemps avait permis de prendre la mesure de l'importance du digital. La technopole Agrinove, avec l'aide de Digital Passengers, avait déjà organisé quelques webinaires pour maintenir le contact avec leurs partenaires, les entreprises hébergées dans leur pépinière et des prospects. 

L'organisation d'un événement 100% digital était donc un peu moins angoissant.

Préparer un événement digital : la checklist essentielle 

Pour digitaliser un événement, il faudra prévoir :

  • quelqu'un ou une équipe (tout dépend de la taille de l'événement) qui s'occupe du community management, de centraliser les questions, répondre en direct aux spectateurs...
  • un plan de communication digital précis sur les semaines avant et après l'événement (emails, site web, publicité digitale, réseaux sociaux, visuels...).
  • un budget suffisant pour une équipe technique qui s'occupera de la partie vidéo.
  • une page spécifique pour l'événement : un formulaire pour s'inscrire et recevoir le lien du direct. Une fois le Jour-J passé, remplacer ce formulaire par un formulaire pour recevoir le replay vous permettra de capitaliser sur l'enregistrement des mois voir des années après et de générer des leads !

Et voilà ! Vous êtes presque prêts pour un événement 100% digital. Il ne vous reste plus qu'à trouver vos intervenants, et une date ! 

 

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  Publié par Angélique AIZPITARTE